Covid-19; ekonomiyi, günlük rutinlerimizi, yaşam tarzımızı büyük ölçüde değiştirdi. Bu değişikliklerin bir kısmı, salgın atlatılana kadar hayatımızın içinde olacak. Bazı değişiklikler ise salgın sonrasında bile hayatımızda olmaya devam edecek. Günlük rutinlerimizin hepsi Covid-19’dan etkilenirken, iş hayatımızın da etkilenmemesi kaçınılmazdı. Uzaktan çalışma sistemiyle birlikte; online toplantılar, sanal ofisler, uzaktan bağlantılar günlük iş rutinimizin içine belki de bir daha hiç çıkmamak üzere girdi. Bu durum, bazı zorluklara yol açmış olsa da pek çok olumlu etkiyi de beraberinde getirdi.
Artık bir iş toplantısı yapmak için mesafe kat etmemiz gerekip gerekmediğini sorgulayacağız. Salgın sürecinde online toplantılar düzenlemeye alıştık. Bu toplantıların gayet başarılı bir şekilde yapılabildiğini gördük. İş görüşmelerinin ve iş toplantılarının uzaktan yapılmasının; yöneticilere, iş ortaklarına, müşterilere, çalışanlara ve potansiyel personele epey zaman kazandırdığını keşfettik.
Ayrıca bu süreçte çok başarılı uzaktan eğitimlere, webinarlara şahit olduk. Evde kaldıkları süre içerisinde çalışanlar ve yöneticiler bu tarz etkinlikler sayesinde kendini geliştirme imkanı buldu. Kurumlar, bu alternatif etkinlik yöntemiyle de birçok katılımcıya ulaşabiliyor. Salgın sonrası da uzaktan düzenlenen etkinliklerin devam etmemesi için hiçbir sebep yok.
Bu süreçte, dijitalleşme kararı alan firmaların bu kararlarının meyvelerini topladığını gördük. Gerekli altyapıya sahip olan firmalar, dijitalleşmenin sağladığı çeviklik ve esneklik sayesinde hızlıca uzaktan çalışma sistemine geçebildiler. Bu sayede salgın döneminde işlerinin sekteye uğramasına engel oldular. Bazı kurumlar ise zorunlu da olsa dijitalleşmeye hız vermeye başladılar. Markaların sesini en çok dijital medya üzerinden duyurduğu ve iş süreçlerinin dijital araçlar üzerinden yürütülmek zorunda olduğu bir döneme girdik.
Tüm bu gelişmeler sürdürülebilirlik açısından da olumlu etkilere yol açtı. İş süreçlerinin dijital araçlar üzerinden yürütülmesi “kağıtsız ofis” fikrinin tüm iş dünyasında kabul görmesine neden oldu. Ayrıca ofisler eve taşındığı için, şehirlerde trafik yoğunluğunun azalması da doğanın sürdürülebilirliğine büyük bir katkı sağlamış oldu. Salgın sonrasında da daha fazla evden çalışma ve daha az iş seyahatinin yapılacağını varsayarsak yakıt kullanımının eskiye nazaran daha az olacağını söyleyebiliriz.
Söz konusu gelişmelerin aslında 2020’li yılların dünyasında yaşanacağı öngörülüyordu. Covid- 19, bu süreci biraz daha hızlandırdı. Şu an yapılması gereken bu hızlanmış süreci yakalayıp en iyi şekilde adapte olabilmek.
Her iş sektörünün dinamiği kendi içinde farklılık gösteriyor. Covid- 19 salgınından dolayı Mart 2020’de neredeyse bütün iş dünyası uzaktan çalışma sistemine geçti. Yapılan araştırmalara göre, bu tarihten önce ülkemizde uzaktan çalışma sistemini uygulayan kurumların oranı %25’ti. Son yıllarda artış gösteren bu trend Covid - 19 salgını ile birlikte zorunlu hale geldi.
İş dünyasındaki klasik çalışma sistemi çok hızlı bir şekilde değişikliğe uğradı. Kurumlar, “Evden çalışma uygulamasına yeteri kadar hızlı geçiş yaptığınıza inanıyor musunuz?” sorusuna %75 oranında “evet” cevabını verdi. Bu da aslında çoğu kurumun dijitalleşme adımlarını çoktan atmış olduğunu gösteriyor.
Yapılan araştırmalara göre, Covid-19 salgını sürecinde şirketlerin %82’si; kısmen veya tamamen uzaktan çalışma sistemine geçtiklerini söyledi. Uzaktan çalışmaya en çok geçen sektörlerin başında; %87,5 ile reklam, %80,3’le hizmet, %70,8’le teknoloji, %62,5 ile de e-ticaret geliyor. Uzaktan çalışmaya geçiş oranının en düşük olduğu sektör ise %20,7’lik oranla sanayi sektörü oldu.
Sektörel bazda yapılan araştırmaların yanı sıra departman bazlı araştırmalar da uzaktan çalışmayla ilgili farklı verileri ortaya çıkardı. Büyük şirketlerde her departmanın uzaktan çalışma oranının farklılık gösterdiğini söyleyebiliriz. Hukuk %75, strateji ve iş geliştirme %66,7, bilgi teknolojileri %65,6 ile uzaktan çalışma sistemine geçen departmanların başında geldi. Sahada çalışan personele sahip departmanların bile %47,6’sı evden çalışma sistemine geçti. Uzaktan çalışmaya en düşük geçiş yüzdesi ise %16 ile idari işlere ait.
Uzaktan çalışma ile ilgili şirketleri en çok zorlayan faktörlerin ise; %43 ile kültür ve alışkanlıklar, %20 ile organizasyonel yapılanma, yine %20 ile müşteri beklentileri ve %17’lik bir oranda ise kurumların sahip olduğu teknoloji altyapısı olduğu ortaya çıktı.
Uzaktan çalışmaya geçişte, kültür ve alışkanlıklarından dolayı en çok sıkıntı çektiğini söyleyen sektörlerin başında; %83,3 ile holding, %66,7 ile enerji ve %58,3’lük oran ile de hızlı tüketim sektörleri yer aldı. Finansal kurumların %50’si ve e-ticaret, eğitim, turizm sektörlerinin de %25’i teknoloji altyapısı nedeniyle uzaktan çalışma sistemine geçişte zorluk yaşadıklarını söyledi.
Aynı araştırmanın departman bazında yapılması sonucu ise; kültür ve alışkanlıklardan dolayı uzaktan çalışma sistemine geçişte en çok zorlanan departman %56,1 ile insan kaynakları oldu. Teknoloji altyapısı nedeniyle sıkıntı yaşayan departmanların başında; %30 ile iç denetim, %25 ile de bilgi teknolojileri geldi.
Yapılan araştırmalarda uzaktan çalışma ile ilgili çalışanlara ve yöneticilere de görüşleri soruldu. Çalışanların %81’inin uzaktan çalışma fikrine sıcak baktıkları ortaya çıktı. %47’lik bir kısım, salgın sonrası da uzaktan çalışmanın devam etmesi gerektiğini söylerken; %27’lik bir kısım da salgın sonrasında belirli aralıklarla uzaktan çalışmaya devam edilmesinin yararlı olacağını söyledi.
Araştırmalar sonucunda elde edilen belki de en önemli veri; katılımcıların neredeyse hepsinin, uzaktan çalışmanın en büyük avantajı olarak “trafikte zaman kaybetmemek” olduğunu belirtmesi. Günde yaklaşık 2 saatin daha kendilerine kaldığını belirten çalışanlar, bu sayede iş ve sosyal hayat dengesini daha iyi kurduklarını söylediler.
Uzaktan çalışmanın işe olan etkisi sorulduğunda; katılımcıların %86’sı verimliliklerinin arttığını, %71’i ise iş arkadaşlarıyla olan iletişimlerinde bir sorun yaşamadıklarını söylediler. En olumsuz etkinin ise yönetici-çalışan iletişiminde olduğu ortaya çıktı. Çalışanların %24’ü uzaktan çalışmanın yöneticileriyle olan iletişimlerine olumsuz etki yaptığını belirttiler.
Yöneticilerin ise sadece %37’si uzaktan çalışmanın işlerini olumsuz yönde etkilediğini söyledi. %41’i uzaktan çalışma sürecinde çalışanlara daha fazla esneklik verdiklerini, %34’ü ise daha sıkı iç iletişim kurduklarını belirttiler.
Covid-19 salgını öncesi, SurePayroll şirketinin yaptığı bir araştırmaya göre; uzaktan çalışanların %86’sı yalnız çalışmanın performanslarını yükselttiğini belirtiyor. Ayrıca bu çalışanların %80’inin ofisten çalışanlara göre daha mutlu olduğu görülüyor. Yöneticilerin üçte ikisi ise; uzaktan çalışan elemanlarının verimliliklerinin diğer çalışanlara göre daha fazla olduğunu düşünüyor.
Uzaktan çalışmanın personel üzerinde yarattığı olumlu etkiye örnek olarak; Çin’de faaliyet gösteren seyahat web sitesi Ctrip’in çağrı merkezinde gerçekleştirdiği çalışmayı verebiliriz. Ctrip, çağrı merkezi personeline 9 ay boyunca evden çalışma fırsatı sunduktan sonra, evden çalışanların ofiste çalışanlara göre %13,5 daha fazla arama yaptığını ve işten ayrılma oranlarının, ofis çalışanlarına göre %50 azaldığını söyledi.
Salgın öncesi, iş hayatında görev alan y ve z nesli üzerinde yapılan araştırmalara göre ise; bu iki neslin üyeleri ofis içinde ve saatleri belli olan çalışma şeklinin verimlerini düşürdüğüne inanıyor. %68’İ iş tercihlerinde uzaktan çalışma imkanı sunan kurumların kendilerine daha cazip geldiğini belirtiyor.
Sektörlerinin önde gelen firmaları, uzaktan çalışma yöntemini kalıcı hale getirmek için çalışmalar başlattı. Uluslararası gayrimenkul danışmanlık şirketi Cushman & Wakefield'in 300 firma arasında yaptığı ankete göre, firmaların %89'u uzaktan çalışmanın Covid- 19 salgını sonrası da devam edeceğini düşünüyor.
Uzaktan çalışmayı kalıcı hale getiren kurumların başında, sosyal medya devi Twitter geliyor. Twitter CEO’su Jack Dorsey, tüm çalışanlarının Covid-19 salgını sonrasında da isterlerse uzaktan çalışabileceklerini söyledi.
Jack Dorsey’in açıklamasından sonra, Facebook CEO’su Mark Zuckerberg de çalışanlarının bundan böyle evden çalışabileceklerini duyurdu.
Sadece sosyal medya devleri değil, finans sektörünün devlerinden Barclays de uzaktan çalışmayı kalıcı hale getireceğini açıkladı. Barclays CEO’su Jes Staley; 7000 kişiyi bir binaya doldurma döneminin geride kaldığını, uzaktan çalışarak faaliyet göstermenin alternatif yollarını bulacaklarını açıkladı.
Peugeot ve Citroen gibi markaların sahibi Groupe PSA da uzaktan çalışmayı kalıcı hale getirecek adımları atacağını açıkladı. Üretim dışı faaliyetlerde uzaktan çalışmayı daha önceden de denemiş olan firma, geçtiğimiz sene 18.000 çalışanına uzaktan çalışma imkanı sunduğunu ve bu sayede yolda geçen süreden 500 bin saat tasarruf ettiğini açıkladı.
İnsan kaynakları yönetimi derneği SHRM’ye göre; Google, Microsoft, Morgan Stanley, JPMorgan, Capital One, Zillow, Slack, Amazon, PayPal, Salesforce ve birçok büyük şirketler, uzaktan çalışma seçeneklerini genişletmeyi düşünüyor.
Ülkemizde ise dijital medyanın önde gelen firmalarından Mynet, uzaktan çalışmayı kalıcı hale getirerek bir ilke imza attı. Mart 2020’den itibaren evden çalışan Mynet, editörlerinin kalıcı olarak uzaktan çalışabileceğini belirtti.
Türkiye’de uzaktan çalışmayı kalıcı hale getirmeyi veya daha fazla uygulamayı düşünen kurumlar arasında; Microsoft, Amazon, Apple, ING, Mercedes gibi global markaların yanında BtcTürk gibi yenilikçi kurumlar da yer alıyor.
Yapılan araştırmalar, anketler ve uzman görüşleri doğrultusunda uzaktan çalışmanın avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
Verimliliğin artması: Hem çalışanlar hem de bazı işverenlere göre uzaktan çalışan personel daha verimli çalışıyor.
Trafikte geçirilen sürenin kısalması: Özellikle büyükşehirlerde yolda geçen sürenin verdiği yorgunluk, zaman kaybı iş performansının düşmesinde büyük rol oynuyor. Ayrıca yapılan araştırmalar, günlük 30 dakikanın üzerinde işe gidip gelme süresinin kaygıyı artırdığını belirtiyor. Bunun sonucunda; yüksek kolestrol, yüksek kan şekeri ve depresyon riski gibi sağlık sorunları da ortaya çıkabiliyor.
Daha iyi iş – yaşam dengesi: Uzaktan çalışan insanlar çok daha iyi yaşam dengesi kurabildiklerini söylüyor. Çalışanların mutluluğu pozitif yönde etkileniyor.
İzin almaların azalması: Yapılan araştırmalara göre uzaktan çalışan personeller daha az izin kullanıyor. Çalışma saatlerinin esnek olması, çalışanların ufak tefek işlerini izin almadan halletmesine olanak tanıyor. Ayrıca daha az strese giren çalışanlar daha az izin talep ediyorlar.
Maliyetlerin Azalması: Ofis kirası, ofis malzemeleri, ulaşım gibi maliyetler uzaktan çalışma sayesinde işverene yük olmaktan çıkıyor.
Bağlılık: Çalışanların %54’ü, daha fazla esneklik sunan bir iş için işini değiştirebileceğini söylüyor. Ayrıca uzaktan çalışan personeller çok daha az iş değiştiriyor.
Karlılık: Uzaktan çalışma sistemini uygulayan kurumlar daha fazla kar ettiklerini söylüyor. 2019’da yapılan bir araştırmaya göre, çalışanlarının %50’sinden fazlası uzaktan çalışan bir kurum ortalama olarak %21 daha fazla kar sağlıyor.
Nitelikli çalışanlara ulaşabilmek: Personellerinin sadece ofisten çalışma seçeneği olan bir kurumun, nitelikli olsa da ofisten uzak bir yerde yaşayan bir personelle çalışması mümkün değildi. Uzaktan çalışma sisteminde farklı şehirlerden hatta farklı ülkelerden nitelikli çalışanlarla çalışmak mümkün olabiliyor.
Globalleşmeye olan etkisi: Dünyanın farklı bölgelerinde yaşayan insanlarla çalışmak; farklı kültürlerden farklı vizyona sahip kişilerle çalışma imkanı sunuyor. Bu durum da globalleşme adına kurumlara olumlu bir katkı sağlıyor. Ayrıca ofisin fiziksel bir ortamdan çıkıyor olması, işletmelerin dünyanın her yerinde daha kolay faaliyet göstermesine sebep oluyor.
Çevreye olan etkisi: Daha fazla dijitalleşme daha az kağıt kullanımına, trafikte vakit geçirmemek ise daha az yakıt tüketimine sebep oluyor. Bu sayede doğaya olumlu bir katkı sağlama şansımız oluyor.
Bu avantajlarının yanında, uzaktan çalışmanın bazı dezavantajları da mevcut:
İş birliği eksikliği: Uzaktan çalışmanın; çalışanlar arasında daha az etkileşimin olmasına, beyin fırtınası eksikliğine ve iş birliğinden doğacak başarılı projelerin ortaya çıkmasına engel olma gibi bir ihtimali var.
Yalnızlık: Ofisten uzak olmak, çalışanların yalnız hissetmesine ve yardım alması gerektiği zaman bu yardıma ulaşamamasına da sebep olabiliyor.
Değerlendirme: Yöneticiler, uzaktan çalışma sisteminde performans ölçme ve değerlendirme aşamasında doğru çıkarımlarda bulunmanın daha zor olduğunu söylüyor. Bu yüzden uzaktan çalışma sisteminde, geleneksel performans değerlendirme yöntemlerinin dışına çıkmak gerekebiliyor.
Daha yoğun çalışmak: Uzaktan çalışmayla ilgili yapılan anketlere göre, bazı çalışanlar uzaktan çalıştıklarında daha yoğun ve daha uzun süre çalışmak zorunda kaldıklarını belirtiyorlar. Bu da daha fazla iş yükü ve daha fazla strese neden oluyor.
Dış Etkenler: Evden çalışanların; evin ihtiyaçlarıyla ilgilenmesi, çocuğu olan personellerin çocuklarıyla ilgilenmesi çalışma performanslarını düşürebiliyor. Ayrıca ev veya ofis dışında çalışmayı tercih eden personellerin de dış etkenlerden etkilenip performansının azalması mümkün.
Uzmanlar, kalıcı olarak uzaktan çalışmayı sürdürmek isteyen personellerin ve kurumların dikkat etmesi gereken çok önemli bazı etkenler olduğunu belirtiyor:
Uygun ortamı oluşturmak: Araştırmalar ve anketler uzaktan çalışmanın personellerin verimini artırdığını söylese de, uzaktan çalışan personelin kendisi için en uygun ve verimli olacağı ortamı sağlaması gerekiyor. Bunun için evin bir köşesini baştan dekore etmek dahi gerekebilir.
Kriz Yönetimi: Tüm çalışanlar birbirinden uzaktayken, bir krizi yönetmek daha zor olabilir. Bu yüzden belirli kriz senaryoları oluşturulup hangi adımların atılacağının önceden belirlenmesi gerekiyor. Tahmin edilemeyen bir senaryoda ise bütün ekibin çabuk bir şekilde bir araya gelebileceği bir sistem kurmak kritik bir önem taşıyor.
Roller ve Sorumluluklar: Gerek kriz yönetiminde, gerek günlük gerçekleşen iş süreçlerinde rol ve sorumlulukların en iyi şekilde ayarlanması gerekiyor. Uzaktan çalışma, yeni görev ve sorumlulukların ortaya çıkmasına sebep olabiliyor. Bu durum öngörülerek ortaya çıkacak yeni rolleri belirlemek gerekiyor.
Teknolojik Altyapı: Uzaktan çalışma esnasında teknik bir sorun yaşamamak için gerekli teknolojik donanımın, IT altyapısının ve güvenlik önlemlerinin sağlanması büyük önem taşıyor.
Eğitim: Uzaktan çalışma sisteminin nasıl uygulanacağı, çalışanların yeni teknolojileri nasıl kullanacağı, rol ve sorumlulukların ne şekilde belirleneceği ile ilgili kurumların personeline gerekli eğitimi vermesi de büyük önem taşıyor.
Pilot Uygulamalar: Bir kurumun bütünüyle, hızlı bir şekilde uzaktan çalışmaya geçmesi belirli sorunları doğurabilir. Uzmanlar, bu çalışma sistemini başarılı bir şekilde uygulayabilmek için, önce belirli kişilerden veya departmanlardan bir “pilot ekip” kurarak test edilmesinin daha doğru olacağını söylüyor.
2020’li yıllarda iş dünyasının büyük değişikliklere uğrayacağı ve çalışma sistemimizin eskisi gibisi olmayacağı çok açık. Dijitalleşen dünyada bu değişimlere ayak uydurmamız gerekiyor. Agi olarak biz de değişen iş dünyasını ve yeni teknolojileri sürekli takip ediyoruz. En verimli şekilde çalışabilmek ve iş ortaklarımıza en iyi çözümleri sunabilmek için gelişen dünyaya uyum sağlıyoruz.
Kaynakça: Vox, MarketingTurkiye, Webrazzi , AA , Crn.com , DW.com Euronews , Sanaluzman , isnet.net.tr , haberturk.com egirisim.com linkedin.com